一、知識庫架構

實現知識庫管理首先要確定知識的組織方式,系統通過知識庫目錄、知識團隊和知識安全搭建知識庫管理的基本架構。

1、知識庫目錄。一般情況下,知識庫目錄是多級分層結構;具有知識庫目錄的管理權限的用戶設置目錄“訪問”和“下載”權限;“訪問”和“下載”級別通常會分為3類:企業級、知識團隊級、個人級;具有知識庫目錄的管理權限的用戶有權創建、刪除、修改本目錄的下級知識庫目錄,以及管理本目錄中的知識。

2、知識團隊。我們在創建知識團隊時,首先要指定知識團隊的組長;由組長組挑選隊團成員,并指定知識類別管理員和團隊論壇管理員。

3、知識安全。在知識創建、使用、更新的過程中,每一位成員都需要嚴格的安全保障和明確的管理職責,包括知識庫目錄的創建、刪除與修改的權限;知識團隊的管理權限:知識論壇管理權限;知識詢問管理權限。

二、知識創建

知識創建的結果形成知識庫的內容,在創建知識的過程中,系統通常包括以下幾個功能:文章提交申請、文章審批、文章發布、知識詢問、知識詢問回答、知識論壇。

1、文章提交申請所有用戶均可提交文章的收錄申請,并同時填寫文章屬性。

2、文章審批。具有知識庫目錄管理權限的用戶能夠查看待審批文章,并能夠對其類別進行相應的修改。之后再提交對應的專家團隊進行審批。

3、文章發布。具有知識庫目錄管理權限的用戶發布文章到知識庫時,系統按日期更新知識的標識自動將其呈現到平臺首頁面中。

4、知識詢問。知識團隊中的成員對知識提出詢問申請,由知識團隊組長決定知識詢問發布,并指定本知識團隊中某一具體成員對此次知識的詢順理行相應的管理。

5、知識詢問回答。知識團隊中的所有成員均可對本團隊中的成員知識詢問做出答復,被指定的管理某一條知識詢問的團隊成員必須對詢問做出總結性的答復,并擁關閉本條詢問的權限;被關閉的詢問將不能再被重新開啟。

6、知識論壇。每一個知識團隊對應一個知識論壇,團隊的組長需指定論壇的管理員。管理員負責對成員提交的討論題目進行發布與關閉。本團隊成員均可對論題內容作出反饋,管理員有權限對任一一條反饋進行刪除。

三、知識使用

知識管理的首要目的是為了使企業用戶得到順利的使用,其功能包括知識搜索、知識庫瀏覽。系統應該提供關鍵字及全文檢索功能,使用戶對其進行權限范圍內的瀏覽與下載,并能夠對知識的內容進行及時的反饋。

四、知識更新

知識更新過程是知識吐故納新的過程,知識的使用者在使用過程中不斷對知識的內容進行反饋、修正使其得到不斷的完善。依據其管理過程其功能通常包括兩項:知識更新、過期知識。

1、知識更新。所有用戶均可以對指定知識的更新提交申請,待審批通過后,由申請用戶提交修改后的文章。更新后的知識由管理員進行修改錄入,并做好相應的版本控制。

2、過期知識。知識一旦超過預先設定的有效期后,系統將自動對其進行作“過期”標注。只有管理員能夠查看、修改、刪除這些過期的知識,還可將對其效期進行更改,以至于對過期的知識進行重新啟用。

作者：馬麗環 單位：中國石油遼河石油職業技術學院