一、采用魚骨圖分析法對固定資產賬實不符問題進行剖析
1.人員因素
一個單位各方面的管理是否規范完善，行之有效，主要看領導是否重視，領導重視，員工自然重視，領導重視，就會安排業務熟悉有責任心的人員專門負責此項工作，這樣出差錯的幾率就少。否則，固定資產管理人員往往配備不足或變動頻繁，新接管人員不熟悉業務，財務人員重核算賬輕固定資產賬現象等都是導致固定資產實物與賬務不符的原因。
2.初始數據因素
初始數據錯誤導致賬實不符的要因一般都是相關業務人員工作不細心造成的，比如原始單據數量或型號等錯誤，倉管人員在驗收入庫環節沒有認真核對，走馬觀花，不仔細核對合同、發票以及實物信息，造成實物品牌型號和賬上品牌型號不一致；或者財務人員在根據發票等信息錄入固定資產賬時輸入錯誤等。
3.賬務處理因素
外購資產不及時入賬，購置的固定資產早已領用，但經辦人員因各種原因一直不到財務報賬，致使資產延遲入賬；有些單位有非貨幣交換來的、受贈或上級獎勵的固定資產不入賬；還有些單位或因當期固定資產計劃超支，或因想加大本期費用等目的，將應計入固定資產的實物計入低值易耗品一次攤銷，造成固定資產盤盈，如果長時間不加管控，這類資產很容易流失。
4.缺乏溝通，協調不到位
固定資產管理不是哪一個部門哪一個人的事，多方管理，容易造成責任不清，互相推諉，最終無人管理，各相關部門或人員相互溝通協調不夠，或不按規定流程辦理業務，如實物管理部門擅自報廢固定資產而不通知財務部門作相應賬戶處理；資產早已沒有使用價值，仍長期掛賬不做處理；不經部門責任人簽字同意自行調撥等，這些也是構成固定資產賬實不符的要因。
5.實物因素
原實物已經拆拼成新的實物、不在賬資產不建臺賬管理、實物已經處置但仍未銷賬等，都是造成固定資產盤盈盤虧的物的因素。在構成固定資產賬實不符的原因中，實物丟失從性質上講最嚴重，它可能會給單位造成無法挽回的損失，下面我們來逐步分析實物丟失的根本原因。固定資產定期盤點是固定資產日常管理的手段之一，通過固定資產盤點，可以發現固定資產管理過程中的很多問題。一般單位都規定每年或每半年盤點一次，但真正做到按規定認真盤點并及時分析盤點中發現的問題的并不多，實物盤點工作量大，情況復雜，使得盤點不及時、走形式，實物管理人責任心不強，敷衍了事；一些單位的財務部門認為，固定資產實物的管理是實物管理部門的責任，與己無關，沒有盡到財務監管職責，無法形成相互牽制的內部控制；單位內部之間相互頻繁調撥而不及時辦理移交手續導致追蹤不到實物；內部各部門之間經常性臨時借用，容易造成該實物無人監管，這些都是構成實物丟失的要因。而用魚骨圖經過層層分析的結果是考核制度缺乏可操作性以及固定資產管理系統不完善，這是實物丟失也是賬實不符的最根本原因。
二、“魚骨圖”法提出固定資產管理的對策
通過魚骨圖分析法，我們找到了固定資產管理中存在問題的根源，然后就可以對癥下藥，健全相應的考核機制，完善固定資產管理系統。
1.建設信息管理系統
信息化社會，很多先進的管理依賴信息技術，固定資產管理也不例外。固定資產條形碼管理系統可以賦予每個實物一張唯一的條碼標簽，從資產購進到退出的整個生命周期中，對固定資產實物實施全程跟蹤管理；可以解決資產管理中賬、卡、物不符，產權不明，閑置浪費、虛增資產和資產流失等問題；還可以為企業固定資產管理工作提供全方位的、高效的動態數據與決策依據，實現資產管理工作的信息化、規范化與標準化，全面提升固定資產管理工作的效率與管理水平，在實際工作中，使固定資產管理工作變得輕松、準確、快捷和全面；極大地提高了企業的工作效率，增加資產的產能效益，降低管理和使用成本，真正實現厲行節約的原則。一套系統，多個部門使用，固定資產使用部門的權限只是查看核對本部門資產數量、品牌、型號；實物管理部門管理全部資產，根據倉管部門提供的明細，核對財務輸入卡片信息是否有誤，打印條形碼；財務部門輸入卡片信息，進行賬務處理。每個職能部門在信息管理系統中不推諉、不越權，各司其責，層層把關。
2.完善相關業務流程
從實物計劃購置、驗收入庫、財務入賬，到領用、調撥轉移，最后報廢處置等，這些流程的制定很簡單，大部分單位制定的流程在理論上也看似完美，但完善業務流程不單單是要“已經完成了制定若干個流程”或是“已經建立了現代化的信息管理系統”這樣的結果，而是要一個逐步完善的過程，不是制定完存放到檔案盒文件夾內或電腦上裝有固定資產管理系統就萬事大吉了，而是要用這些流程來實實在在地規范單位管理，在實踐和操作中發現問題和漏洞，及時查明原因并加以改進和完善，防范風險，促進企業持續發展。
3.固定資產管理要常態化
如果單位使用了固定資產條形碼管理系統，倉管部門、實物管理部門、財務部門、固定資產使用部門等相互監督，工作程序環環相扣，財務部門配合實物管理部門定期用手持條碼機盤點固定資產實物，查看賬、卡、物是否一致，發現問題及時查找原因并上報主管領導。如果單位的固定資產數量種類不很多，仍可以采取原來的“笨”方法管理。倉管部門負責入庫驗收、明細臺賬、發放登記；財務部門負責固定資產賬登記及時完整無差錯；實物管理部門根據倉管部門的明細臺賬按部門建立固定資產卡片，卡片上詳細記載資產編碼、品牌、型號、原值（沒有原值的要注明來源）、購置時間、責任人或使用人、調撥記錄，將自編號制作成銘牌直接貼于實物顯眼處，便于盤點時一目了然；實物使用部門使用單位統一格式的固定資產卡片建立本部門臺賬，便于同實物管理部門的卡片核對，盤點時，由盤點人和使用部門負責人在盤點表上簽字認可，部門間相互調撥時，單位實物管理人員和雙方負責人均需在調撥單上簽字方可生效，一式三份各自留底；固定資產盤點不限于固定資產賬上有的實物，對于那些賬上沒有的實物，首先分析原因，對該入賬而沒有入賬的要及時入賬，對作為固定資產管理但無法入賬的要單獨建立臺賬和卡片，加強管理。每次盤點后都要以書面形式記錄盤點結果，分析原因，并追蹤復查。建立部門負責制，固定資產使用部門對本部門的資產負有管理責任。實物管理人員或使用部門負責人工作調動時必須辦理固定資產移交手續。固定資產目錄和卡片均應定期或不定期復核，保證信息的真實和完整。
4.建立健全內部控制制度
在現代企業制度下，固定資產內部控制已經從如何防范非法占用和實物資產被盜，拓展到重點關注資產效能，充分發揮資產資源的物質基礎作用層面。為了保障固定資產安全、提升固定資產管理效能，企業要全面梳理固定資產管理流程，內部控制建設應當貫穿各類固定資產從“購進到退出”各個環節。梳理固定資產管理流程，不僅要對照現有管理制度，檢查相關管理要求是否落實到位，而且應當審視與固定資產管理流程相關的其他管理流程是否科學、是否能夠不斷減少風險、是否能夠不斷降低相關成本費用、各項資產是否最大限度地發揮了應有的效能，等等。企業應當根據固定資產特點，分析、歸納、設計科學合理的業務流程，查找管理的薄弱環節，健全全面風險管控措施，保證固定資產安全、完整并高效運行。企業還應建立固定資產清查制度，至少每年全面清查一次，保證固定資產賬實相符、及時掌握資產盈利能力和市場價值。固定資產清查中發現的問題，應當及時查明原因，追究責任，妥善處理。
5.建立完善的考核機制并付諸實施
在考核上不能“光打雷不下雨”，僅約束不懲罰。對于盤虧資產，必須追究責任，按現價予以賠償，制定具有可操作性的考核制度和激勵約束機制，必要時主管領導可以抽查實物管理的情況，不搞形式，對各責任人的考核落到實處，不要為了考核而考核，考核標準統一并盡量在一個考核年度內保持不變，不因人因事而異。
6.發揮內部審計的監督作用
對審計中發現的固定資產管理方面的問題，進行后續追蹤審計，督促相關部門和責任人對固定資產嚴加管理，必要時可以對固定資產進行專項審計，以促進單位固定資產管理進一步完善和規范，發揮固定資產的最大能效。建設信息管理系統、完善相關業務流程、強化日常監督管理，再輔助以完善的內部控制制度、有效的績效考核機制和內部審計職能部門的監督，構成一套完整的固定資產管理系統。同時，設計完美的管理系統需要相關人員強大的執行力做后盾，即“追求卓越，贏在執行”。
作者：徐林達 單位：鄭州交通運輸集團有限責任公司