1科研課題檔案同一保管期限內(nèi)每年度按時(shí)間順序編號(hào)
我校的科研課題檔案，以前同一保管期限的檔案按年度序采用大流水編號(hào)方法。過(guò)去因按立項(xiàng)時(shí)間歸檔編號(hào)，有的已立項(xiàng)科研課題因特殊情況取消或中斷了研究，預(yù)留的案卷號(hào)就成了空號(hào);有時(shí)有的科研課題已經(jīng)歸檔編號(hào)很長(zhǎng)一段時(shí)間了，又交來(lái)一部分科研課題文件，無(wú)法編入其相應(yīng)的順序內(nèi)，經(jīng)常改動(dòng)編號(hào)，造成了編號(hào)無(wú)序、混亂現(xiàn)象。現(xiàn)以結(jié)題年度為依據(jù)歸檔，劃分保管期限后，同一保管期限內(nèi)每年都從“1”開(kāi)始編小流水號(hào)，簡(jiǎn)單明了。對(duì)因各種原因未及時(shí)歸檔的文件，可隨時(shí)編入其結(jié)題年度內(nèi)，不影響其它順序號(hào)的準(zhǔn)確性。采用新的編號(hào)方法后，使科研課題檔案便于統(tǒng)計(jì)和利用。
2科研課題檔案卷內(nèi)文件以件為單位裝訂整理
科研課題檔案的立卷原則是遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行系統(tǒng)整理，便于保管和利用。從檔案的原始性特點(diǎn)看，保持檔案的原有形態(tài)，更便于利用。科研課題檔案分階段形成的文件載體不同，紙質(zhì)文件規(guī)格大小、薄厚不一，也有許多是成冊(cè)成套的文件。以前每個(gè)科研階段的文件訂在一起，有的過(guò)厚，遮擋文字，影響查閱，需要復(fù)制時(shí)還得拆卷，對(duì)檔案的損壞非常嚴(yán)重;另外，檔案裝訂也不夠規(guī)范。裝訂方法是否合理直接影響案卷的質(zhì)量。現(xiàn)卷內(nèi)文件按件為單位裝訂整理，采用傳統(tǒng)的線裝方法，統(tǒng)一了打孔位置。裝訂孔位于頁(yè)面左側(cè)距邊線15mm處，上下位置按頁(yè)面長(zhǎng)度取中，每針固定80mm。以A4紙為例:上下長(zhǎng)度297mm，取中點(diǎn)在150mm，這樣打孔點(diǎn)分別在70mm、150mm、230mm處，每件在裝訂時(shí)都用尺量，不允許有重份、倒翻現(xiàn)象，線結(jié)系活扣，便于拆開(kāi)復(fù)印，利用方便。這樣卷內(nèi)所有文件都整齊劃一，結(jié)實(shí)美觀;對(duì)成冊(cè)成套的文件保持其原有自然形態(tài)，避免再裝訂時(shí)打孔裁剪造成損傷。以件為單位裝訂整理便于卷內(nèi)文件的補(bǔ)充和調(diào)整，利用時(shí)只需提供所需部分，安全、保密，且復(fù)制方便。
3科研課題檔案卷內(nèi)文件以件為單位編寫(xiě)頁(yè)號(hào)
以前每卷內(nèi)各階段形成的所有文件，均編寫(xiě)大流水號(hào)，有的文件原來(lái)有頁(yè)號(hào)，又重新編寫(xiě)，破壞了原貌。我校的科研課題檔案每卷都有五六百頁(yè)，最多可達(dá)一千八百余頁(yè)，如果重新編寫(xiě)頁(yè)碼，工作量很大。改進(jìn)后，卷內(nèi)文件以件為單位編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，成冊(cè)成套的文件原有頁(yè)號(hào)的不再重新編號(hào)，每件文件在右上角蓋歸檔章，標(biāo)明件號(hào)、頁(yè)數(shù)，累加后是該卷的總件數(shù)、頁(yè)數(shù)，簡(jiǎn)單方便，減少了工作量。對(duì)立卷歸檔后又形成的文件材料可隨時(shí)加入相應(yīng)的案卷中，只需在備考表中注明，量多的可裝盒排列其后。按老方法已歸檔的科研課題檔案，現(xiàn)在因報(bào)獎(jiǎng)和推廣應(yīng)用形成的新材料，不能加入原卷的，可根據(jù)形成的年度單獨(dú)組卷，只需在備考表和案卷目錄上注明，形成互見(jiàn)號(hào)，以便利用時(shí)查找。
科研課題檔案是檢驗(yàn)科研質(zhì)量、評(píng)價(jià)科研成果、考核科研人員、衡量科研管理水平的重要憑證和依據(jù)。我校的科研課題檔案是教職人員在科研實(shí)踐和教學(xué)管理過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等。我校的科研工作的開(kāi)展情況，從科研經(jīng)費(fèi)、人員投入、科研成果等各方面都能從科研課題檔案中予以體現(xiàn)，從而作出客觀、公正的評(píng)價(jià)。科研課題檔案也是我校科研人員辛勤勞動(dòng)的成果，在晉升職務(wù)職稱(chēng)、調(diào)整工資、表彰獎(jiǎng)勵(lì)的考核中起到了真憑實(shí)據(jù)的作用。我校是教育和培養(yǎng)醫(yī)學(xué)領(lǐng)域?qū)ｉT(mén)人才的基地，科研課題檔案可為教師編寫(xiě)教案提供大量素材，科研課題檔案與教學(xué)實(shí)踐緊密結(jié)合，把新論點(diǎn)、新技術(shù)、新經(jīng)驗(yàn)充實(shí)到教材中，傳授給學(xué)生，是造就高質(zhì)量人才，提高我校教學(xué)質(zhì)量的重要保證。
4總結(jié)
我校的科研課題檔案經(jīng)改進(jìn)后較為科學(xué)規(guī)范，為今后的工作打下了良好基礎(chǔ)。在科研課題檔案管理工作中，要嚴(yán)格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》的要求，結(jié)合我校實(shí)際，運(yùn)用檔案理論知識(shí)，解決工作中的新問(wèn)題，創(chuàng)造有我校特色的管理方法，使科研課題檔案為我校各項(xiàng)工作的開(kāi)展和進(jìn)步，發(fā)揮更大的作用。
作者：弓春菊 王學(xué)娟 楊陽(yáng) 姚大明 單位：承德醫(yī)學(xué)院